Een virtueel team opbouwen doe je zo | 6 key-factoren
Je business groeit en het is tijd om te gaan uitbesteden. Je weet zelfs al welke taken je graag uit handen geeft. De grootste uitdaging? Een team bouwen ‘op afstand’ 😏. Want, zeker als je met freelancers gaat werken, is de kans groot dat je elkaar niet wekelijks of maandelijks in real life zal zien. Ja, het is het ultieme recept voor vrijheid, maar dan moet het je wel lukken om alles in goede banen te leiden. Laat deze Value Bomb je daarbij helpen! 💣🚀
#1 Kleine taken uitbesteden levert je geen tijd op ⏰
Oké, het voelt misschien verleidelijk om kleine ‘rommeltaken’ uit handen te geven aan bijvoorbeeld een virtueel assistent, maar wellicht kun je beter overwegen om dit voor later te bewaren. Die kleine taken leveren jou nu misschien geen geld op, terwijl je het ogenschijnlijk onnodige tijd kost, maar je bent er zo bekend mee dat je ze zelf bijna moeiteloos uitvoert. Durf te kijken naar de dingen die jou veel moeite kosten en zoek hier een expert voor. Hier ligt je groei. 📈
#2 Je hebt een team. Handel daar ook naar. 🙌
Als je al eens met een team gewerkt hebt, dan herken je het misschien: de drang om de touwtjes zelf in handen te houden. Hier moet je mee stoppen 🛑. Als het goed is, is deze expert beter in zijn werk dan jij. Durf te delegeren. Vertrouw op je team. Jouw belangrijkste taak? Zorgen dat de visie, missie en feeling van jouw bedrijf wordt gedragen door je team-members.
#3 Maak je team een onderdeel van de missie 💙
Deel verhalen. Deel je ‘why’. Vertel over het ontstaan van je bedrijf en de reden waarom je doet wat je doet. Het is belangrijk dat ieder teamlid, van de copywriter tot de klantenservice-medewerker, voelt en handelt naar de why van jouw onderneming. Kun je dat overbrengen? Dan is het tijd om te stoppen met beslissen over de taken van de expert en te starten met delegeren, verantwoordelijkheid geven en vertrouwen.
#4 Virtuele communicatie, dus niet bijpraten bij de koffieautomaat 💻
Virtuele samenwerkingen hebben een hoop voordelen. Meetings zijn inhoudelijk vaak sterker, omdat niemand zin heeft in onnodige rompslomp via een video-meeting. Maar het betekent ook dat je minder zicht hebt op wat er onder je teamleden speelt. Zo weet je bijvoorbeeld vaak niet hoe de planning van je teamlid eruit ziet. Werk je met freelancers, dan hebben zij ook andere opdrachtgevers om rekening mee te houden.
Nog even over small talk.. 🙃
Small talk, je houdt ervan of je vindt het niks. Toch: onderschat de kracht van persoonlijke vragen niet. Vraag in de eerste minuten van een call hoe het met iemand gaat. Vraag of iemand op vakantie gaat of whatever er op dat moment ook relevant is. En ook: peil regelmatig hoe jouw team-lid zich voelt bij het werk wat je hem of haar geeft. Weet wat er speelt. Zo creëer je niet alleen een zo fijn mogelijke teamsfeer, maar ook een onderlinge band en betrokkenheid. 🌟
#5 Systemen en processen for the win 🔥
Je denkt misschien ‘dat komt later wel’, maar onderschat de kracht van automatiseringen, systemen en processen niet. Begin je net met uitbesteden? Vraag het betreffende teamlid dan of hij of zij ervaring heeft met fijne tools zoals Trello, Slack, Asana of Monday. Door te werken met tools creëer je helderheid en overzicht. Niet alleen voor jezelf, ook voor je team.
Hiernaast wil je belangrijke werkprocessen op één centrale plek verzamelen. Schrijf zelf (of vraag het betreffende teamlid) om een workflow te schrijven van de dingen die de ander oppakt. Mocht het teamlid uitvallen, dan heb je een kant-en-klaar bestand om een nieuw teamlid eenvoudiger mee in te werken. Denk vooruit. 👀
#6 Blijf optimaliseren 💥
Tot slot, iedere samenwerking kent knelpunten. Zeker in de beginfase zullen werkprocessen goed afgestemd moeten worden. Wees je hiervan bewust en neem hier de tijd voor.
Maar óók als het fundament staat en de workflows soepel doorlopen: blijf zoeken naar manieren om verloren tijd te minimaliseren. Zoek naar knelpunten in de onderlinge communicatie. Communiceer met je teamleden over eventuele manieren om het werkproces te verbeteren of de mogelijkheid om systemen in te zetten die bepaalde taken automatiseren. Laat je team meedenken (betrokkenheid!) en voorkom kosten en tijd-investeringen die op den duur overbodig kunnen zijn. 💪
Het opbouwen en leiden van een team is een ongoing process 💫. En hoewel je veel ondernemers zal horen roepen dat het pittig is en veel tijd kost, is het een geweldige nieuwe uitdaging tijdens jouw ondernemersreis. Geniet van het proces!
Creëer een fijn team, zoek naar manieren die voor jullie samen het beste werken, spar met elkaar, leer van elkaar. In the end willen we allemaal onderdeel zijn van een groter geheel. Voor veel anderen kan jouw bedrijf dat zijn! ⚡💙
%201.avif)
