Succesvol Communiceren met Chinese Leveranciers

Wij als bol.com verkopers halen ons assortiment vaak uit het verre China. Buiten de vele voordelen wat dit met zich meebrengt zijn er ook een aantal frustraties. Een van de grootste frustraties is de communicatie met Chinese leveranciers. Dit is een tijdrovende taak als je niet goed weet hoe je dit aanpakt. Daarom leer je hier een aantal trucs en tips meegeven om te zorgen dat de communicatie in de toekomst efficiënter zal verlopen!

Chinezen en Engels

Het eerste punt waar je goed op moet letten is dat de meeste Chinese leveranciers of sales agents nauwelijks Engels spreken. Om toch zo goed mogelijk met ons in het Engels te communiceren gebruiken zij vaak een vertaalprogramma. Ze vertalen letterlijk alles wat jij naar ze stuurt en wanneer zij iets naar jou sturen. Ondanks dat de meeste vertaalprogramma’s zeer geavanceerd zijn ligt miscommunicatie op de loer.

Nu je dit weet snap je misschien waarom het belangrijk is dat je zo duidelijk mogelijk bent in je communicatie. Deze duidelijkheid begint al bij het allereerste contact met jouw leverancier. Het werkt heel efficiënt door te werken met een standaard template die jij naar de leverancier stuurt met een aantal belangrijke maar vooral duidelijke vragen die jij wilt weten. Zorg er voor dat dit niet meer dan 5 vragen zijn. Het komt in de praktijk vaak voor dat je maar op de helft van je vragen een concreet antwoord krijgt. Hoe je dit kan oplossen is door al je vragen te nummeren. Alleen in je eerste contact kan je meerdere vragen sturen.

Het voordeel van een template is dat je snel kan schakelen. Je kan een template naar 15 verschillende leveranciers sturen. Uit de response die je gaat krijgen kan je al snel opmaken of een leverancier goed of gebrekkig Engels spreekt. Een leverancier die de Engelse taal goed onder de knie heeft is een enorm pluspunt. Zeker als jij op zoek bent naar een lange termijn samenwerking. Wees kritisch op deze vaardigheid!

Een vraag per keer

In de rest van je contact met de leverancier is het ontzettend belangrijk om 1 concrete en genummerde vraag per keer te sturen. Het is het meest efficiënt om pas de volgende vraag te stellen als je een duidelijk antwoord hebt gekregen op de eerder gestelde vraag. Zo weet je zeker dat jij en je leverancier in het hele proces op een lijn zitten en voorkom je miscommunicatie.

Een andere tip om duidelijk te communiceren is door jouw contactpersoon tegemoet te komen in de communicatie. Door zelf een aantal simpele woorden te vertalen naar het Chinees maak je het voor jouw Chinese contactpersoon een stuk duidelijker. Door zo duidelijk mogelijk te blijven kan je vervelende miscommunicatie voorkomen. Probeer eens in de communicatie met jouw contactpersoon de meest belangrijke woorden te vertalen. Denk hierbij aan de woorden: ‘dozen’, ‘materiaal’, ‘verpakking’, ‘afleveradres’, ‘kilogram’ en meer woorden die voor jou belangrijk zijn. Je zal zien dat je leverancier dit kan waarderen en daarnaast een veel duidelijker beeld heeft wat jij precies bedoeld.

Door deze tips in de basis van de communicatie toe te passen zal je zien dat het gesprek een stuk duidelijker verloopt. Als de fundering van je communicatie goed zit is het belangrijk om een stapje verder te gaan. De volgende stap is het uitschrijven van systemen.

Met het uitschrijven van systemen wordt bedoeld dat je voor elke situatie een bepaalde duidelijke handleiding schrijft voor jouw contactpersoon in China. Omdat communicatie een tijdrovend proces kan zijn wil je dat het in een keer duidelijk is. Als er sprake is van onduidelijkheid zal je altijd een terugkoppeling krijgen op jouw gegeven opdracht. Deze terugkoppeling zorgt weer voor vertraging en dat willen we voorkomen want voor je het weet ben je 3 dagen verder. Een voorbeeld van een uitgeschreven systeem is bijvoorbeeld een handleiding voor het verzendproces naar een forwarder zodat dit vlekkeloos gebeurd.

Dit systeem is vaak in de vorm van een PDF of Word document. Je nummert letterlijk elke stap in het proces wat belangrijk is in het verzendproces. Je gebruikt duidelijke korte zinnen en heel belangrijk: maak gebruik van foto’s. Een systeem wat je kan gebruiken voor het versturen van dozen naar een forwarder is bijvoorbeeld:

1. Important: Every carton can be max 15KG! Make sure the cartons are high quality material.
2. Please see file ‘In carton’. This document have to be IN every carton you send to my forwarder. Once you have done this, please confirm.
3. Please see file ‘On carton’. This document have to be ON every carton you send to my forwarder. Once you have done this, please confirm.
4. Please write down my reference number on every carton you send to my forwarder. Important: Please ask me for my reference number!
5. Once this is done, please send me pictures. After I received the pictures I will send you the address details of my forwarder.

Op het moment dat je de dozen wilt klaarmaken voor het verzenden naar jouw forwarder kan je dit systeem sturen naar het mailadres van je contactpersoon. Voeg in dit geval de documenten toe die nodig zijn voor het aanleveren van een doos bij bijvoorbeeld LVB.

Zorg er voor dat de documenten een hele duidelijke naam hebben zodat je contactpersoon niet hoeft te twijfelen. Anders komt je document met de barcode zometeen nog in de doos te liggen en de pakbon op de doos. Dit wil je voorkomen!

Tip: Als je wilt dat je systeem gecontroleerd wordt kan je mij een Messenger bericht sturen!

Kortom: Hoe concreter jij het systeem uit kan schrijven hoe minder de kans ontstaat op miscommunicatie! Daarnaast zijn deze systemen herhaalbaar. Dat wil zeggen dat je er een keer tijd en moeite in steekt en het daarna voor elke leverancier kan gebruiken! Hoe efficiënt wil je het hebben?

Benut je tijd optimaal

Als deze systemen het werk voor jou doen is het heel belangrijk dat jij het proces gaat managen. Dit betekent niet dat je uren bezig bent met communiceren maar je wilt wel het hele proces op de voet volgen. Jij moet nog steeds de controlerende schakel blijven in het proces. Vraag daarom altijd om confirmations. Naast het krijgen van bevestigingen moet je ook bovenop foto’s zitten. Vraag altijd om foto’s. Je wilt elke stap in het proces goed blijven controleren om fouten te voorkomen. Omdat je op foto’s kan zien hoe de situatie eruit ziet kan je snel schakelen!

Denk lange termijn

Een andere tip die ik wil meegeven gaat over het handelen met Chinezen. In de communicatie met Chinese leveranciers valt heel veel te winnen op de lange termijn als je het goed aanpakt. De Chinese en de Westerse cultuur liggen ver uit elkaar. Dit merk je in de omgang maar vooral in de handelspositie. Wat heel belangrijk is, is dat je goed de tijd neemt voor het opbouwen van een handelsrelatie. Een haastig begin werkt de verkeerde kant op.

Chinezen hechten hier heel veel waarde aan. Als je er in het eerste contact tijd neemt voor het opbouwen van een handelsrelatie gaat je dit in de toekomst simpelweg tijd schelen. Het is belangrijk om het eerste contact zelf uit te voeren voordat je op de systemen over gaat. Hier heb je veel geduld voor nodig maar het is wel aan te raden om voor een gezond eerste contact te kiezen.  

“Nee” bestaat niet in China

Daarnaast moet je er rekening mee houden dat Chinezen vaak niet heel direct zijn. Ze draaien al snel om bepaalde situaties heen omdat ze niet graag ‘nee’ zeggen. Wat erg belangrijk is, is dat jij je flexibel opstelt. De plannen kunnen ineens veranderen. Laat alle afspraken zwart op wit zetten zodat je altijd een back-up hebt.

Als je het contact eenmaal op een goede manier op gang hebt is het belangrijk om ook persoonlijk te worden met je contactpersonen. Chinezen kunnen ook ineens om je persoonlijke leven vragen of foto’s naar jou sturen dat ze met hun gezin op vakantie zijn geweest. Ga hier actief in mee, want dat betekent dat je een goede relatie aan het opbouwen bent.

Tip: Houdt het contact heel warm. Het is aan te raden om te vragen naar de verjaardag van je contactpersoon en deze datum in je agenda te zetten. Een felicitatie of een klein cadeautje naar ze sturen gaat zorgen voor extra bonuspunten die jouw handelsrelatie gaat versterken. Sterker nog, het heeft mij al eens 60% korting opgeleverd!

Mochten er vragen zijn, stuur me dan een berichtje via Messenger!

Succes met het efficiënt communiceren met China!

‍